Finn dokumenter i portalen med konkrete søkeoppgaver

Et godt portalsøk fører fra brukerens spørsmål til det relevante dokumentet som brukeren har tilgang til. Test forløpet med konkrete oppgaver før du bestiller flere søkefunksjoner. Et tydeligere filnavn gjør det lettere å orientere seg; å finne og åpne riktig veiledning avhenger også av innhold, søkedata og rettigheter.

Fastsett tre dokumenter og forventede treff

Portalen og dokumentene nedenfor er fiktive. Tabellen beskriver forventninger til akseptansetesten, ikke målte søkeresultater. Rollene i eksemplet heter reader for lesere og admin for prosjektadministrasjon.

Hver fil inneholder den relevante veiledningen. Tittelen skal beskrive innholdet riktig. En person med tilgang må kunne gå fra treffet til gjeldende veiledning; en tittel som bare ligner på spørsmålet, løser ikke oppgaven.

Kontroller hva som faktisk er søkbart

Søkeindeksen er dataene som er klargjort for søk. Avklar hvilke felt den inneholder: Filnavn, synlig tittel, emneord, språk og dokumenttekst kan ha ulike oppgaver. Kontroller på en importert fil om den nødvendige teksten faktisk er søkbar. At det finnes en PDF, beviser ikke det.

Legg til ordene brukerne anvender om samme oppgave. I eksemplet kan «Last ned CSV» føre til «Eksporter en rapport som CSV». Vedlikehold disse koblingene ut fra oppgavene. «Eksporter» og «Slett» må ikke behandles som likeverdige bare fordi begge gjelder en «rapport».

Microsoft beskriver synonymkoblinger som en utvidelse av søkespørringer. Egnede regler avhenger av språk og fagord. Test også spørringer som en utvidelse kan gjøre mindre relevante. Et tysk begrepspar er ikke det samme som en utprøvd fransk søkeregel.

Ta med rettigheter og oppdateringer i søkeforløpet

Begrens resultatene til tillatte dokumenter før de vises. I eksemplet må rollen reader ikke oppdage D-13 gjennom et treff, en tittel, en forhåndsvisning eller avledede treffantall. Direkte åpning av dokumentet krever også tilgangskontroll. Microsofts dokumentasjon forklarer blant annet sikkerhetsfiltre som applikasjonen sender med; gjennomføringen avhenger av plattformen din.

Avtal når endrede tekster, nye versjoner og tilbakekalte rettigheter skal slå gjennom i søket og mellomlagringen. En oppdatert tittel over en utdatert tekstindeks kan fortsatt føre til feil veiledning. Etter tilbakekalling må et lagret treff ikke lenger åpne eller vise beskyttet innhold.

Gjennomfør akseptansetesten som en hel oppgave

Test de tre søkene med de tiltenkte rollene. Registrer spørring, rolle, dokumentversjon, forventet treff og faktisk resultat. Åpne dokumentet og kontroller om det forklarer de nødvendige trinnene. Legg til et upassende søkeord, en kontroll med begrenset tilgang og en gjentakelse etter en dokumentendring eller tilbakekalling av rettigheter.

Hvis et tilfelle feiler, angi årsaken så konkret som mulig: manglende tekst i indeksen, feil ordkobling, feil rangering, en utdatert versjon eller en uriktig tillatelse. Da får utviklingsteamet en etterprøvbar endring fremfor den generelle bestillingen om å «gjøre søket bedre».

Kilder

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control