Find dokumenter i portalen med konkrete søgeopgaver

En god portalsøgning fører fra brugerens spørgsmål til det relevante dokument, som brugeren må tilgå. Afprøv forløbet med konkrete opgaver, før du bestiller flere søgefunktioner. Et tydeligere filnavn gør det lettere at orientere sig; at finde og åbne den rigtige vejledning afhænger også af indhold, søgedata og rettigheder.

Fastlæg tre dokumenter og de forventede resultater

Den følgende portal og dokumenterne er fiktive. Tabellen beskriver forventninger til acceptprøven, ikke målte søgeresultater. Eksemplets roller hedder reader for læsere og admin for projektadministration.

Hver fil indeholder den relevante vejledning. Titlen skal beskrive indholdet korrekt. En person med adgang skal kunne gå fra resultatet til den aktuelle vejledning; en titel, der blot ligner spørgsmålet, løser ikke opgaven.

Kontrollér, hvad der faktisk er søgbart

Søgeindekset er de data, der er klargjort til søgning. Afklar, hvilke felter det indeholder: Filnavn, synlig titel, nøgleord, sprog og dokumenttekst kan have forskellige opgaver. Kontrollér på en importeret fil, om den nødvendige tekst faktisk er søgbar. At der findes en PDF, beviser det ikke.

Tilføj de ord, brugerne anvender om samme opgave. I eksemplet kan »Hent CSV« føre til »Eksportér en rapport som CSV«. Vedligehold disse sammenhænge ud fra opgaverne. »Eksportér« og »Slet« må ikke behandles som ensbetydende, blot fordi begge vedrører en »rapport«.

Microsoft beskriver synonymtilknytninger som udvidelse af søgeforespørgsler. Egnede regler afhænger af sprog og fagord. Afprøv også forespørgsler, som en udvidelse kan gøre mindre relevante. Et tysk begrebspar er ikke en afprøvet fransk søgeregel.

Medtag rettigheder og opdateringer i søgeforløbet

Begræns resultaterne til tilladte dokumenter, før de vises. I eksemplet må rollen reader ikke opdage D-13 via et resultat, en titel, en forhåndsvisning eller afledte resultattal. Direkte åbning af dokumentet kræver også adgangskontrol. Microsofts dokumentation forklarer blandt andet sikkerhedsfiltre sendt af applikationen; den konkrete løsning afhænger af din platform.

Aftal, hvornår ændrede tekster, nye versioner og tilbagekaldte rettigheder slår igennem i søgning og cache. En aktuel titel over et forældet tekstindeks kan stadig føre til den forkerte vejledning. Efter tilbagekaldelse må et gemt resultat ikke længere åbne eller vise beskyttet indhold.

Gennemfør acceptprøven som en hel opgave

Prøv de tre søgninger med de tiltænkte roller. Registrer forespørgsel, rolle, dokumentversion, forventet resultat og faktisk udfald. Åbn dokumentet, og kontrollér, om det forklarer de nødvendige trin. Tilføj et upassende søgeord, en kontrol med begrænset adgang og en gentagelse efter en dokumentændring eller tilbagekaldelse af rettigheder.

Hvis et tilfælde fejler, så angiv årsagen så konkret som muligt: manglende tekst i indekset, forkert ordtilknytning, forkert rangering, en forældet version eller en fejlagtig tilladelse. Det giver udviklingsteamet en kontrollerbar ændring frem for den generelle bestilling om at »gøre søgningen bedre«.

Kilder

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control